Использование личных автомобилей для служебных поездок характерно для малых предприятий, объем реализации у которых невелик. У них, как правило, не хватает оборотных средств для приобретения транспортного средства.

Есть несколько вариантов учета расходов, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях. Один из них - выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

Работникам предприятий, использующим личные легковые автомобили для служебных разъездов, законодательством предусмотрена выплата денежной компенсации. Эти выплаты принимаются в целях налогообложения в пределах норм, установленных законодательством. (Нормы были установлены постановлением правительства рф от 20 июня 1992 г. n 414 "о нормах компенсаций за использование личных автомобилей для служебных поездок" и неоднократно менялись в связи с повышением индекса цен. Последнее изменение было внесено письмом минфина рф от 9 августа 1996 г. n 74 и действует по сей день. В таблице приведены нормы с учетом деноминации.)

Предельные нормы компенсации за использование

личных легковых автомобилей для служебных поездок.

Ъддддддддддддддддддддвддддддддддддддддддддддддддддддддї

імарка автомобиля інорма компенсации в месяц (руб.)і

Гддддддддддддддддддддеддддддддддддддддддддддддддддддддґ

ізаз і48,90 і

іваз (кроме ваз-2121)і62,65 і

іазлк, иж і69,74 і

ігаз, уаз, ваз-2121 і84,59 і

аддддддддддддддддддддбддддддддддддддддддддддддддддддддщ

при выплате компенсаций необходимо учесть (в соответствии с письмом минфина рф от 21 июля 1992 г. n 57 "об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок, а также применения предельных норм в бюджетных учреждениях и организациях"), что:

1. Выплата компенсаций производится работнику только в тех случаях, когда его производственная (служебная) деятельность связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями.

2. Размер компенсации в соответствии с приведенными выше предельными нормами зависит от марки автомобиля, которые подразделяются на четыре класса в зависимости от рабочего объема двигателя в кубических дециметрах (указан в техническом паспорте автомобиля).

Классы легковых автомобилей.

Ъддддддддддддддддддвддддддддддддддддддддддддддддддддї

ікласс автомобиля ірабочий объем двигателя, куб. Дмі

гддддддддддддддддддеддддддддддддддддддддддддддддддддґ

іособо малый ідо 1,2 і

імалый іот 1,2 до 1,8 і

ісредний іот 1,8 до 3,5 і

ібольшой ісвыше 3,5 і

аддддддддддддддддддбддддддддддддддддддддддддддддддддщ

компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей иностранных марок устанавливаются в размерах, определенных для соответствующего класса автомобилей отечественного производства.

3. Основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы). Текст приказа может быть оформлен в следующем виде:

приказ n ___.

Назначить компенсацию работнику _________________ за использование им личного легкового автомобиля в служебных целях в размере _________ руб. В связи с тем, что его служебная деятельность связана с постоянными разъездами, и выплачивать компенсацию ежемесячно, начиная с "_____" __________ 199__ г.

Руководитель предприятия _____________ (_____________).

(Подпись)

внимание: необходимо помнить, что размер компенсации в приказе руководителя может быть больше установленного лимита. В этом случае сверхнормативные выплаты не только увеличивают налогооблагаемую базу для расчета налога на прибыль, но и включаются в облагаемый подоходным налогом совокупный доход работника (п.8 "д" инструкции госналогслужбы рф от 29 июня 1995 г. n 35 "по применению закона рф "о подоходном налоге с физических лиц"). Кроме того, на сумму превышения начисляются страховые взносы:

- в пенсионный фонд рф (п.10 постановления правительства рф от 7 мая 1997 г. n 546 "о перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в пенсионный фонд рф"),

- в фонд обязательного медицинского страхования (п. 9 инструкции о порядке взимания и учета страховых взносов (платежей) на обязательное медицинское страхование, утвержденной постановлением правительства рф от 11 октября 1993 г. n 1018, письмо ффомс рф от 13 июня 1996 г. n 2527/23-и "о компенсационных выплатах"),

- в фонд социального страхования рф (п.2.3 инструкции о порядке начисления, уплаты страховых взносов, расхода и учета средств государственного социального страхования, утвержденной 2 октября 1996 г. Постановлением фсс рф n 162, минтруда рф n 2, минфина рф n 87, госналогслужбы рф n 07-1-07),

- в фонд занятости (следует руководствоваться перечнем выплат, определенных ффомс, согласно письму госналогслужбы рф n сш-6-07/244а, минтруда рф n 1441-мм от 27 марта 1997 г. "О порядке осуществления функций контроля налоговыми органами по платежам в фонд занятости").

4. В размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, гсм, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе издержек, то есть нельзя одновременно выплачивать компенсацию за использование машины и отдельно возмещать расходы, связанные с ее текущей эксплуатацией. Если организация будет отступать от этого правила и возмещать владельцу его фактические расходы с отнесением их на себестоимость, то к предприятию могут быть применены штрафные санкции:

* за завышение себестоимости и занижение налогооблагаемой прибыли;

* за неправильный учет ндс при расчетах с бюджетом при списании гсм на издержки производства и обращения;

* за неправильное исчисление подоходного налога и налогов во внебюджетные фонды (в соответствии с изложенным в предыдущем пункте).

5. Компенсации выплачиваются 1 раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце.

6. За время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т. П.), Когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Внимание: выплата компенсаций предусмотрена только за использование личных легковых автомобилей (и личных мотоциклов для работников сельских и поселковых администраций), следовательно, если работник имеет в собственности (по доверенности) личный грузовой автомобиль или микроавтобус и использует его для служебных целей, то компенсация не выплачивается.

В соответствии с инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденной приказом минфина ссср от 1 ноября 1991 г. n 56 с изменениями и дополнениями (комментарий к счету 73 "расчеты с персоналом по прочим операциям") для обобщения информации о всех видах расчетов с персоналом предприятия, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами, применяется счет 73 "расчеты с персоналом по прочим операциям". В данном случае рекомендуется открыть субсчет "расчеты по компенсациям за использование личных автомобилей в служебных целях".

Как указывалось выше, выплаты, осуществляемые сотрудникам по приказу руководителя в размере, превышающем установленные законом нормы, не могут быть отнесены к компенсационным как не предусмотренные действующим законодательством.

Данные выплаты следует рассматривать как часть оплаты труда, с соответствующим отражением на счетах бухгалтерского учета и включением в базу для начисления подоходного налога и страховых взносов во внебюджетные фонды.

Отражение операций на счетах бухгалтерского учета:

д-т сч. 20 (44) к-т сч. 73 - начисление компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях (в пределах норм)

д-т сч. 20 (44) к-т сч. 70 - включение в состав совокупного дохода выплат за использование личных автомобилей в служебных целях (сверх норм). Напомним, что с 1 января 1995 г. В себестоимость включаются все затраты предприятия, но в целях налогообложения корректируются с учетом утвержденных в установленном порядке лимитов, норм и нормативов (п.1 "изменений и дополнений в положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли", утвержденных постановлением правительства рф n 661 от 1 июля 1995 г.). ТАким образом, сверхнормативные выплаты за использование личного транспорта в служебных целях не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. То же касается страховых взносов, уплаченных с этих сумм во внебюджетные фонды (следующая проводка).

Д-т сч. 20 (44) к-т сч. 69 - начислены взносы во внебюджетные фонды

д-т сч. 70 к-т сч. 68 - удержан подоходный налог

д-т сч. 70 к-т сч. 69 - удержано в пенсионный фонд рф

д-т сч. 70 к-т сч. 50 - выдача сверхнормативных выплат за использование личного транспорта в служебных целях из кассы

д-т сч. 73 к-т сч. 50 - выдача компенсации (в пределах норм) из кассы.

Выдача компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях является наиболее простым способом решения транспортных проблем на предприятии, однако суммы выплат, установленные законодательством, как правило, не оправдывают произведенных работником затрат. Кроме того, эти компенсации предусмотрены только для использования легковых автомобилей и только для работников предприятия.